U gebruikt een verouderde browser. Wij raden u aan een upgrade van uw browser uit te voeren naar de meest recente versie.

Bewaren, bewaren en nog eens bewaren!

Gepost 2019/05/08

Voor de Belastingdienst en daarmee voor uw aangifte(n) vormt, zeker voor ondernemers, de boekhouding als basis. Voor het kunnen uitvoeren van bijvoorbeeld belastingcontroles door de Belastingdienst, dient deze basis dan ook snel opvraagbaar en inzichtelijk te zijn...

 ... In de regel geldt deze bewaarplicht voor alle zaken die tot uw administratieve boekhouding behoren en van fiscaal belang kunnen zijn een termijn van zeven (7) jaar. Deze bewaarplicht-/termijn ligt vast in de wet, namelijk in artikel 52, vierde lid AWR.

 

Veel mensen blijken er vanuit te gaan dat op het moment dat een bepaald gegeven is ontstaan, deze bewaarperiode ook meteen ingaat, dit is echter niet het geval. Vandaar dan ook deze blog. De verplichte bewaarperiode, van bijvoorbeeld zeven jaar, gaat pas in op het moment dat het boekjaar waar het gegeven betrekking op heeft is afgelopen.

 

In de wet (art. 52, vierde lid AWR) staat overigens niet aangegeven wanneer deze periode precies ingaat. Echter, de Belastingdienst gaat er dus, zonder dat u individueel, aparte afspraken over bewaartermijnen hebt gemaakt, altijd van uit dat deze periode pas aanvangt na afloop van het boekjaar waar de gegevens van toepassing zijn. Er zijn echter een aantal uitzonderingen op de regel.

 

Zo staat in de wet dat de bewaarperiode ingaat op het moment dat de gegevens geen actuele administratieve ‘waarde’ meer vertegenwoordigen. Dit betekent dus dat als bijvoorbeeld een contract voor vijf jaren wordt afgesloten, bijvoorbeeld voor de lease van een auto, dit contract een actuele administratieve (en fiscale) waarde heeft voor al die vijf jaren dat het contract loopt. Pas op het moment, na vijf jaar, wanneer het contract is afgelopen, zal na het verstrijken van dat boekjaar, pas de bewaarperiode ingaat. Dus als u bijvoorbeeld op 30 april 2010 een contract hebt afgesloten met een looptijd van vijf jaar en dat dientengevolge loopt tot 1 mei 2015, dan gaat de bewaarperiode van 7 jaar pas in op het moment dat boekjaar 2015 is afgelopen. Vanaf 1 mei 2016 moet u het contract dan nog 7 jaren bewaren om aan uw administratieve bewaarplicht voor de Belastingdienst te voldoen. Pas op 1 mei 2022 vervalt deze bewaarplicht dan voor dit contract (namelijk 5 jaren contractsduur plus bewaartermijn van 7 jaren).

 

Bij het niet voldoen aan uw bewaarplicht geldt dat de Belastingdienst zelfs een strafrechtelijke vervolging kan opleggen.

 

Gegevens bewaren

In principe moet u alle gegevens die van belang kunnen zijn voor de fiscus bewaren. Dit betreft zowel digitale als hard copy gegevens op papier. Hierbij geldt overigens dat wanneer u het originele exemplaar van een document digitaal hebt ontvangen, u deze ook in deze vorm, digitaal dus, moet bewaren. Gegevens die u op papier hebt ontvangen, dient u ook op deze wijze, op papier, te bewaren in uw administratie.

 

Maar wat zijn nou “alle gegevens die van belang kunnen zijn voor de fiscus”?

Hierna volgt een korte opsomming van de gegevens die u in ieder geval moet bewaren om aan uw administratieplicht, echter kan het meer gegevens omvatten dan hier worden genoemd. Het is dus zeer zeker niet beperkt tot deze gegevens:

 

Met een bewaarplicht van minimaal zeven jaar:

- grootboek;

- voorraadadministratie;

- debiteurenadministratie;

- crediteurenadministratie;

- inkoopadministratie;

- verkoopadministratie;

en de loonadministratie.

 

Maar zoals gezegd, staar u niet blind op deze lijst, want voor uw onderneming kan het zo zijn dat er meer gegevens verplicht zijn om te bewaren voor minimaal zeven jaar. In het geval van bijvoorbeeld een onderneming in de bouw is ook de projectadministratie van groot belang om minimaal zeven jaren te bewaren.

 

Uitbesteding/Werk door derden

Besteedt u sommige zaken uit aan andere ondernemingen? Bijvoorbeeld het debiteurenbeheer?

 

Draag er dan absoluut zorg voor dat u duidelijke afspraken maakt met de verwerker inzake de bewaarplicht van de gegevens. Ook al voert een derde bepaalde administratieve taken voor u uit, als ‘eigenaar’ van de gegevens blijft u zelf de verantwoordelijke voor het bewaren van de gegevens en het tijdig kunnen oproepen en inzichtelijk maken van de gegevens als de Belastingdienst daarom vraagt.