U gebruikt een verouderde browser. Wij raden u aan een upgrade van uw browser uit te voeren naar de meest recente versie.

Delen op social media

Digitale facturen

Gepost 2017/08/09

In het huidige tijdperk wordt steeds meer gedigitaliseerd. Er is geen weg meer terug...!

Ook op het gebied van de boekhoudkundige administratie krijgt men hier steeds meer mee te maken. Daarom speciaal deze blog met als onderwerp: de digitale factuur.

  • Wat betekent de digitale factuur voor u, als ondernemer?
  • Welke administratieve verplichtingen komen er bij kijken?
  • Wat is de bewaartermijn van een digitale factuur?

Kortom: welke voorwaarden gelden er eigenlijk ten aanzien van (het bewaren van) de digitale factuur? U leest er alles over in deze special.

Of we het nou willen of niet, inmiddels bent u, samen met heel veel andere ondernemers ondertussen, ongetwijfeld, al eens in aanraking gekomen met een digitale factuur.

 

Digitaal wordt steeds meer de norm.

 

Digitalisering heeft verschillende voordelen, waaronder:

  • Tijdsbesparing: de meeste boekhoudprogramma's zijn dusdanig aangepast dat zij in staat zijn digitale facturen in te lezen, hierdoor hoeven de facturen dus niet meer apart te worden ingeboekt, maar kunnen zij automatisch worden ingelezen.
  • Minder fouten: doordat het proces automatisch verloopt en er daardoor minder mensen 'aan te pas komen' wordt de kans op fouten geminimaliseerd.
  • Milieubesparing: digitalisering is bovendien goed voor het milieu. Doordat de digitale factuur niet hoeft te worden geprint en verstuurd via de post, wordt er minder inkt of toner verbruikt door de printer en er is minder papier nodig, met als gevolg dat er uiteindelijk minder bomen hoeven worden gekapt, wat weer goed is voor het milieu.

 

Fiscale bewaarplicht

Voor de hard copy, papieren, factuur geldt fiscaal gezien een bewaartermijn van zeven (7) jaar. Gedurende die bewaarperiode dient elke factuur, verzonden of ontvangen zijn te controleren. Dit betekent dat u de factuur in zijn originele verschijningsvorm moet kunnen overhandigen aan de Belastingdienst.

 

Gevolgen bij niet voldoen aan de bewaarplicht

Overigens geldt de bewaartermijn van 7 jaar in ieder geval voor het grootboek, debiteuren-, verkoop-, crediteuren- en inkoopadministratie, de voorraad- en voor de loonadministratie. Het niet voldoen aan de bewaartermijn kan nare gevolgen hebben. Zo kunt u worden beboet, maar in het geval van het slechtste scenario, kan het niet lang genoeg bewaren van vorengenoemde gegevens zelfs leiden tot strafrechtelijke vervolging!

 

Controle
Op het moment dat u een controle krijgt van de Belastingdienst, dient u alle facturen te kunnen overhandigen opdat deze kunnen worden gecontroleerd.

 

  • Een belangrijk gegeven daarbij is dat de facturen alle echtheidskenmerken moeten bevatten.
  • Een ander belangrijk punt is dat de facturen in hun originele verschijningsvorm dienen te worden getoond. 

Dit betekent dus dat wanneer u facturen in digitale vorm aanbiedt of facturen digitaal ontvangt u deze ook digitaal dient te bewarenDigitale facturen hoeft u dus niet uit te printen.

 

Wanneer u besluit de digitale facturen te printen en vervolgens op papier bewaart, dan mag dit enkel zolang u de digitale factuur blijft bewaren. Verwijdert u vervolgens de digitale factuur? Dan voldoet u niet aan de voorwaarden voor het op correcte wijze bewaren van de digitale factuur, gezien u bij controle de factuur niet in zijn originele (digitale) verschijningsvorm zult kunnen tonen.

  • Alleen een afdruk bewaren van een digitale factuur is dus niet voldoende!

Vorenstaande werkt ook de andere kant op, namelijk: het inscannen van een papieren factuur neemt niet de verplichting weg deze te blijven bewaren zodra u de papieren factuur hebt gedigitaliseerd.

  • U moet het papieren exemplaar van de factuur dus blijven bewaren!

 

Document'bewaking'
Behalve dat u verplicht bent om uw digitale facturen digitaal te bewaren, moet u er ook voor zorg dragen dat de factuur niet kan worden aangepast, nadat u deze hebt ontvangen of verzonden.

Dit betekent dat u een factuur die u bijvoorbeeld hebt gemaakt in het programma MS Word of MS Excel dient te beveiligen tegen aanpassingen. Om een document te beveiligen kunt u het converteren naar PDF-indeling. Als het bestand eenmaal is ingedeeld als PDF-bestand, dan geldt als bijkomend voordeel dat de opmaak en de inhoud van het document blijven behouden. Dit betekent dat het document er altijd en overal hetzelfde uitziet, ongeacht of u het document op uw smart phone, tablet, laptop of desktop PC opent.

 

Echtheidskenmerk

Één van de voordelen van het beveiligen middels een PDF-bestand is dat u er een elektronische handtekening, een elektronisch (ondertekend) certificaat of een soortgelijk digitaal waarmerk aan kunt toevoegen.

  • Een digitale waarmerk, zoals bijvoorbeeld de elektronische handtekening, is een geldig echtheidskenmerk voor een digitale factuur.

 

Software

Een programma dat zich uitstekend leent voor het beveiligen van uw documenten tegen aanpassingen komt van Adobe. (Link opent in nieuw venster)

Adobe is echter niet het enige programma dat dit 'trucje' kan, ook vanuit de programma's uit het eerder aangehaalde voorbeeld, MS Word en MS Excel (N.B.: vanaf versie 2007 en later), kunt u een document opslaan met "PDF(-a)" als bestandsindeling.

Uiteraard zijn er meer programma's op de markt: uw netwerkbeheerder of softwareleverancier kan u adviseren welk programma het beste bij uw (bedrijfs)situatie past. 

 

Tot slot

Behalve het bewaren van uw facturen als PDF-document, doet u er tevens verstandig aan de e-mails waarmee u de facturen hebt verstuurd of hebt ontvangen te bewaren. Hetzelfde geldt voor andere belangrijke documenten, zoals bijvoorbeeld offertes, pro-formafacturen, opdrachten, etc.

 

Vragen?

Hebt u naar aanleiding van dit blog vragen of wilt u graag meer informatie over dit of een ander onderwerp? Neemt u dan gerust contact op. Wij helpen u graag verder.

U bereikt ons telefonisch via: 0596 63 00 14, per e-mail: abdelfzijl@live.nl of loop gerust eens bij ons kantoor naar binnen. U vindt ons aan de Noordersingel 28 te Delfzijl (buitenring kernwinkelcentrumgebied).